Diocesan Regathering Plan

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When the Spirit of truth comes, [she] will guide you into all truth. John 16:13 

Dear Sisters, Brothers, and Siblings in the Diocese of California, 

I am writing to convey to you the guidelines and a template, prepared by your COVID-19 diocesan teams, intended to be a timely guide for you in navigating the next phase in our life together during the pandemic. As always, we have made the best effort we could to take into account the guidance and mandates of our state and local authorities and to translate those into the context of the Episcopal Church.  

I quote from Jesus’ farewell to his friends in the Gospel of John, as it stands as a standard to me, to remember that we are always to be attentive to the needs of our time, the moment in which we find ourselves. Even the marvelous innovations we have brought forward since the start of the pandemic will need to be reassessed as the conditions change. Let us together stay flexible and open; in this way we will continue to keep our communities safe and continue to extend the love of God to all – the most essential work we can do.  

Finally, please remember that you have my full support, and encouragement if you, the clergy and lay leaders of each congregation feel, in your best judgment, that any form of “reopening” that is being suggested from any source is too soon. While I’m urging openness and creativity on the one hand, and the preceding statement supporting caution may seem to fly in the face of further innovation, please remember that I’m at the same time asking us to remember safety. There are myriad factors about COVID-19 that are unknown – the biology of the virus itself, social factors that are beyond our control to name two major ones.  

The horizon for “herd immunity” and a safe and available vaccine are at best many months away. Aware of this horizon, we may think of the salutary effect that constraints place on innovation: when our imaginations face boundaries, a marvelous energy may result that far surpasses what happens under ordinary conditions. We may understand this burst of creative energy in terms of our faith. The same Spirit I invoked at the beginning of this letter is always present with us, and most especially when we are in profound struggles, to comfort and help us. It is the Holy Spirit who is the eternal fountain from which compassion and creativity spring. Thanks be for the gift of the Spirit! 

Peace, 
Bishop Marc


Diocesan Regathering Plan

Table of Contents

Current Worship And Gathering Guidelines
  • Gathering At Church For Worship 
  • Social Distancing Requirements For Worship Teams 
  • Mask Requirements For In-Person Worship Teams 
  • Communion 
  • Outdoor Worship
  • Other In-Person Gatherings (Weddings, Funerals, Baptisms, Bible Studies, Pastoral Care, etc.) 
  • Last Rites
  • Pre-Schools, Day Schools, & Day Cares 
  • Church Office Work 
Preparation Guidelines For Gathering In Person
  • Preparing Your Space For Regathering
  • Gathering At Church For Worship 
  • Planning Requirements For On-Site Worship Teams 
  • Social Distancing Requirements For On-Site Worship Teams Mask Requirements For On-Site Worship 
  • Communion  
  • On-Site Worship Gathering Protocols For The Congregation Private Prayer & Quiet Space  
  • Pastoral Care and Group Meetings
Concluding Reflection And Next Steps

Current Worship And Gathering Guidelines (updated 09/17)

The following summarizes the current worship and gathering guidelines for the Diocese of California with the most recent updates underlined. The guidelines will remain in effect until further notice.


GATHERING AT CHURCH FOR WORSHIP

Gatherings of 10 people or fewer are permitted to conduct recorded or livestreamed services inside the church, with the following additional restrictions: 

  • Please use the minimum number of people needed to make worship functional.
  • It is recommended that people that over the age of 65 or in any other vulnerable category refrain from participating on worship teams. This is for their own safety. (see the CDC’s guidelines for people who are at higher risk for severe illness here). **Please note that San Mateo County guidelines recommend that people over 50 refrain from in-person gatherings.**
  • The gathered should be the same group of people from week to week to minimize the number of people in contact with each other.
  • Creating a second team is encouraged to help disperse the workload. The same guidelines listed above apply for this team.
  • The Rector, Vicar, or other Priest-in-Charge should check in with all participants before each worship service. Verify that everyone is feeling well and not experiencing symptoms such as fever, dry cough, or shortness of breath.
  • Thermometers (ideally touchless) should be available to check the temperatures of the worship team, if they haven’t checked their temperature before leaving home.
  • Any participant who has symptoms of any kind should be directed to leave the premises and seek medical attention.
SOCIAL DISTANCING REQUIREMENTS FOR WORSHIP TEAMS
  • All those involved in facilitating worship, whether indoors our outdoors, should maintain the social distancing requirements of 6 feet or more.
  • Mark or otherwise exact the spaces participants will occupy and enable them to adhere to these spaces.
  • Scientific studies suggest that a six-foot distance between singers is NOT enough. As we await more detailed singing guidance from health officials, please work creatively to create as much distance as possible between singers and others. Mark or specify spaces for each singer to occupy and enable them to adhere to these distanced spaces.
  • Clergy and singers should also explore barrier options to reduce virus spray, such as lightweight masks and clear acrylic face shields.
  • Make sure your worship space is well-ventilated (open windows, doors, etc.).
MASK REQUIREMENTS 
  • Please ensure that everyone participating in worship, whether indoors our outside, is in visible possession of a mask, scarf, or other face covering.
  • All those in the gathering must wear their face coverings at all times, EXCEPT when speaking as the officiant or celebrant, or singing as a member of the choir. Masks may be worn at all times, even when speaking as the officiant or celebrant, or singing as a member of the choir if preferred.
  • Those with frequent speaking roles, such as the officiant, must clearly maintain social distance at all times that their faces are not covered.
  • Masks must be worn when there is any risk of coming within 6 feet of any person.
COMMUNION
  • There is to be NO distribution of communion, even among a small group gathered. We will resume communion when it is deemed safe for ALL present.
  • There should be no Virtual Consecration, drive-by Eucharist, or “Take-Home Eucharist” per guidelines from the Presiding Bishop (click here).
OUTDOOR WORSHIP
  • Outdoor services are allowed for up to 25 people in counties where that number is currently allowed.
  • If your county’s outdoor worship guidelines call for smaller gatherings, you must adhere to those restrictions.
  • All other current safety protocols and guidelines (maintaining a 6-foot distance, wearing masks, etc.) must be followed. 

Please continue to monitor your county’s health department guidelines, as they are subject to change.

OTHER IN-PERSON GATHERINGS (Weddings, Funerals, Baptisms, Outdoor Service Projects and Bible Studies, etc.)
  • ​Funerals may occur following the same protocols outlined above (including social distancing) provided that the total attendance including clergy and any worship leaders involved in holding the service may not exceed 10 individuals.
  • Baptisms may also occur following the same protocols and attendance restrictions as funerals outlined above and using the guidelines outlined in this document.
  • Some local nonprofit agencies are seeking volunteers for various outdoor service projects. Churches may participate, provided the agency and all participants strictly adhere to county public health guidelines.
  • In-person pastoral care is allowed outdoors, following the protocols for all diocesan-approved outdoor gatherings.
  • Bible studies and other small groups may also occur outdoors, following the protocols for all diocesan-approved outdoor gatherings.
  • Weddings via video conference are allowed, as long as both parties are present and have at least one witness who can join the live video conference.
  • Marriage licenses may also be obtained via video conferencing. The text of the Governor’s order allowing these practices can be found here.
  • There should be no indoor house gatherings.
LAST RITES
  • For COVID-19 and COVID-19 suspected cases, last rites must be performed virtually or by phone.
  • For those who do not have/are not suspected of having COVID-19, they may be able to receive last rites in person; however, be advised that hospitals, hospice care facilities, etc. have their own rules about access for pastoral care. Read more here.
PRE-SCHOOLS, DAY SCHOOLS, & DAY CARES
  • Church-run preschools are encouraged to remain open to the extent possible, provided they are able to meet the mandatory conditions prescribed in the shelter-in-place order issued by the local authorities in the jurisdiction in which the church is located. This enables an essential service to employees exempted by the order.
  • In principle, tenant preschools may reopen within the parameters of the public health orders in the applicable county. It is within the diocesan guidelines for preschools to operate consistent with law.
  • With that in mind:
    • You should obtain a written assurance from the preschool that it will be solely responsible for compliance, and preferably that they will indemnify you and hold you harmless from any enforcement action or health issues. This may or may not already be covered in your license agreement (lease) with the preschool. 
    • Parishes should consult their own attorneys for specific advice.
    • You are also advised to check directly with Church Insurance (or your insurance carrier) for any insurance issues that may apply in this situation. 
CHURCH OFFICE WORK
  • Please refer to and adhere to the “minimum basic operations” protocols set forth by the local authorities in the jurisdiction in which the church is located. No employee or volunteer should be asked to engage in work activities which exceed those guidelines. 

Preparation Guidelines for Gathering In Person 

Bay Area Counties have begun to release protocols for churches to begin indoor gatherings. The following summarizes worship and gathering guidelines when Bishop Marc authorizes indoor worship to begin (outdoor gatherings, with restrictions listed above, are now permitted, provided your church's plan has been authorized by the Diocesan COVID-19 response team and there has been a phone conversation with a member of the team). Regathering plans and updates should be sent to info@diocal.org. The diocesean guidelines will be reviewed weekly to ensure they are up to date with any new government recommendations. 

REGATHERING PLANS

As noted above, each congregation is expected to submit a plan for regathering for worship based on these guidelines, consistent with local health orders, and following the template provided at the end of this document and here. Again, all plans should be submitted to the Diocesan COVID-19 response team and there must be a phone conversation with a member of the team before in-person worship can begin. **Keep in mind that each written plan is part of an ongoing process and will need to be revised and then reviewed by the diocese as new civil guidelines are released. This is an ever-changing situation and flexibility is essential. Any congregation not wanting to regather for worship has the full support of the diocese; however, they should also notify the diocese of that intention.** 

Please note that any congregation that does not feel ready to regather is not compelled to do so. Plans from these congregations should indicate that the leadership has determined not to begin in-person gatherings at this time, to give a time-frame if one has been identified (i.e., not until August 1 or the decision will be revisited in July), and to provide a date by which a regathering plan will be submitted to the diocese. 

Authorization to begin worshiping in-person will be made on a deanery by deanery basis and only after the Bishop's Office has received all the plans for the congregations in the respective deanery. Any decision by an individual congregation to postpone in person worship will not affect other churches in the deanery that do plan to regather, as long as this has been communicated as noted above.  

We share below the links to each county’s website for health orders pertaining to worship. The diocese monitors the information on these sites to guide its own timelines and guidelines. Please note that even if a county is posting a date for regathering, the Diocese of California, with many other faith communities in the Bay Area, will be permitting regathering only when it considers it safe to do so. 

  • Alameda –  Click here 
    • Indoor religious services will be allowed for up to 100 people, or less than 25 of the building's capacity, whichever is lower.
    • At the same time, houses of worship are strongly recommended to continue virtual services, especially for high-risk congregants, provide outdoor services, or limit attendance to 25 people.
      • Berkeley –  Click here
        • Similarly, based on state guidance, religious services will be permitted to resume for up to 100 people, or less than 25 percent building capacity, whichever is lower.
        • Faith partners are strongly recommended to continue virtual services, especially for their high-risk congregants, and to limit attendance to 25 people and provide services outdoors.
  • Contra Costa Click here
    • Outdoor worship: no more than 100, or 25% area's capacity
    • Keep record of attendance with names and contact information preserved for a minimum of 14 days
  • MarinClick here
    • Outdoor worship: no more than 100 or 25% of area's capacity, whichever is fewer
    • Indoor worship: no more than 100, or 25% of area's capacity, is fewer.
  • Santa ClaraClick here
    • Outdoor worship only ; no more than 25 
    • Keep record of attendance
  • San Francisco – Click here
    • Outdoor worship only; no more than 12, or no more than 6 if food and/or drink is involved
  • San Mateo Click here
    • Outdoor or indoor worship: no more than 100, or 25% building capacity
    • Age 50+ strongly discouraged for indoor gatherings

The State of California’s guidance for places of worship can be found here.

PREPARING YOUR SPACE FOR REGATHERING

Congregations may receive calls and emails promoting fumigation and other special deep cleanings. Those may be unnecessary. It is suggested that your team utilize cleaning protocols per state and county health guidelines here and here

GATHERING AT CHURCH FOR WORSHIP 

Congregations are encouraged to gather outside, whether on their own grounds or on those of another congregation, as emerging research strongly suggests it is much safer for all. In some counties, this is the only approved option at present (Marin, Santa Clara, San Francisco). 

Gathering for worship in our buildings is guided by diocesan policy as well as state, county, and city guidelines, which will differ geographically. As noted, some counties may permit worship in buildings, or outdoors only, or continue to prohibit in-person worship. These are general guidelines per the Diocese of California as informed by our scripture, tradition, and reason, as well as government guidelines.   

REQUIREMENTS FOR ON-SITE WORSHIP TEAMS
  • The Rector, Vicar, or other Priest-in-Charge should check in with the worship team before each worship service. Verify that everyone is feeling well and not experiencing symptoms such as fever, dry cough, or shortness of breath. As part of the check-in, temperatures should be taken.
  • While those over 65 (over 50 in San Mateo County) are strongly encouraged to stay home, this is only a recommendation rather than a directive.
  • Any member of the worship team who has symptoms of any kind should be directed to leave the premises and seek medical attention.
  • Please use the minimum number of people needed to make worship functional.
  • Congregational singing will not be possible.
  • Soloists may sing if they maintain distance, and wear face coverings (acrylic face shields or cloth masks).
  • When spacing is appropriate, a choir of four voices or fewer, wearing face coverings is permissible.
  • Congregational Responses are to be spoken by one designated person wearing a face covering.
  • Remove all shared worship materials from the pews and the narthex: prayer books, hymnals, information sheets, children’s programs, pens/pencils, etc.
  • Necessary worship materials could be projected.
  • Worship should continue to be recorded and/or broadcasted for those unable to attend.
SOCIAL DISTANCING REQUIREMENTS FOR ON-SITE WORSHIP TEAMS
  • All those involved in in-person worship should maintain the social distancing requirements of 6 feet or more.
  • Mark or otherwise specify the spaces participants will occupy and enable them to adhere to these spaces.
  • Scientific studies suggest that a six-foot distance between singers is NOT enough. As we await more detailed singing guidance from health officials, please work creatively to create as much distance as possible between singers and others.
  • Clergy and singers should also explore options to reduce virus spray, such as lightweight masks and clear acrylic face shields.
  • Make sure your worship space is well-ventilated (open windows, doors, etc.).
  • Make liberal use of hand sanitizer.
MASK REQUIREMENTS FOR ON-SITE WORSHIP
  • Please ensure that everyone in the church over the age of 12 is in visible possession of a mask, scarf, or other face covering. (by law those under 12 are not required to wear one, but it is preferred. Children under two are not expected to wear any face covering)
  • All those in the gathering must wear their face coverings at all times, EXCEPT when speaking as the officiant or celebrant, or singing as a member of the choir. The preference, however, is to wear a mask or face shield at all times, even when speaking as the officiant or celebrant, singing as a member of the choir.
  • Those with frequent speaking roles, such as the officiant, must clearly maintain social distance at all times especially if their faces are not covered.
  • Masks must be worn when there is any risk of coming within 6 feet of any person.
COMMUNION
  • There is to be NO distribution of consecrated bread and wine, even among a small group gathered. We will resume communion when it is deemed safe for ALL present.
  • There should be no Virtual Consecration, drive-by Eucharist, or “Take-Home Eucharist” per guidelines from the Presiding Bishop (click here).
ON-SITE WORSHIP GATHERING PROTOCOLS FOR THE CONGREGATION 

If the congregation chooses and has completed a regathering plan that has been approved by the diocese, each congregation will follow these protocols for gathering in person for worship. Bishop Marc and the COVID-19 Task Force will reassess these guidelines on a regular basis in conjunction with state and county transmission rates. Please be prepared for the possibility of having to take a step back in the regathering process should conditions change.

It is preferable that in-person worship be held outside if at all possible, even where the locality has approved indoor worship. The protocols below are the same for indoor and outdoor worship. Attendance at in-person worship is based on local protocols (see above), and where there are none is to be limited to 25% of the capacity of the space or 100 people – whichever number is smaller. People over the age of 65 and those with medical conditions that put them at risk are encouraged not to attend for now. (San Mateo County has recommended that the upper age for participants be 50.) Please prepare a pastoral response for the possibility that you may have to turn someone away from the service.  

Before the worship service the space should be prepared:

  • Clearly mark hallways, aisles, and seating areas so that congregants/families/households will not within 6 feet of each other. This could include marking (e.g. taping) hallways/aisles as one way and arranging seating to facilitate physical distancing.
  • Remove all shared materials from the space: prayer books, hymnals, information sheets, pens/pencils, children’s programs, etc.
  • Post signage describing the safety protocols.
  • Provide worship instructions (bulletins) online or ask congregants/households/families to bring their own Prayer Books.
  • Passing the collection plate is prohibited. Use of a secure drop box or electronic payment is recommended.

There should be a volunteer or staff person at the entrance to:

  • Do a temperature check of everyone entering.
  • Record the names and contact information for each person at the gathering. These records should be kept in a secure location for 45 days and can then be destroyed.
  • Make sure everyone over the age of 12 that enters has a mask on.
  • Have everyone use hand sanitizer before entering.

Other considerations:

  • No food or drinks should be distributed at all. Congregations should not provide food or drinks. 
  • Close and secure common areas not used in worship, such as parish halls, kitchens, meeting rooms, and offices.
  • Children will stay with their families for the entirety of their time on the property. There is to be no nursery, no Sunday School, and playgrounds should be closed.
  • Bathrooms should be cleaned often. A list of what is to be wiped down after a person is finished using the bathroom should be clearly posted and the proper supplies should be easily found.
  • Worship spaces must be cleaned between services, whether for your congregation’s next worship service, or another faith community using your space. Utilize cleaning protocols per state and county health guidelines here and here.
  • Facilitate a sign off sheet to indicate that the cleaning protocols have been completed.
  • Please continue to broadcast your services online.
  • Encourage COVID-19 testing, and ask anyone who believes they have been exposed to the virus or potentially exposed through travel to self-quarantine according to county public health guidelines until a test can be administered.

Baptisms, Weddings, and Funerals

  • All requirements and limitations described for gathering for worship are to be complied with.
  • Any worship that can be held in the open air should be so, observing requirements about face coverings and physical spacing.
  • The same restrictions on hospitality post-event also still hold.
  • No food or drinks should be distributed at all. Congregations should not provide food or drinks. However, households could bring their own simple snacks for their personal consumption post-worship, and preferably outside.
  • Facilitation of the recording and broadcasting of the event is recommended.

Study Groups and Pastoral Care

  • It is preferred these meetings continue to be held virtually or outside, observing requirements about masks and physical spacing.
PRIVATE PRAYER & QUIET SPACE
  • Limited spaces may be opened for private prayer, even if Sunday morning services are still suspended. Details should be included in the church's regathering plan.
  • Hands should be washed both before and after.
  • Masks should be worn.
  • Only personal prayer books should be used.
  • Whole & Healthy Church practices should be followed.
  • Congregants using the space for private prayer should take responsibility for sanitizing any touched surfaces, including bathroom. Cleaning supplies should be provided by the church, and readily available.
OUTSIDE GROUP MEETINGS
  • Outside group meetings (AA, renters, etc.) may be allowed to return to the church for meetings with the permission of the congregation, even if the congregation is not regathering Sunday mornings. These details should be included in the church's regathering plan.
  • The size of the group must be no larger than the current limit set by the authorities.
  • Groups should be encouraged to meet outside if possible.
  • Groups are responsible for cleaning and sanitizing the space when they are finished. It is the group’s responsibility to leave the site as they found it.
  • No refreshments can be offered, although individuals may bring their own personal snacks.
  • Groups should be informed of the congregation’s new policies and protocols, in particular those concerning hygiene, spacing, and ventilation.
  • The congregation should decide whether they will provide cleaning supplies for the outside group to use or expect them to bring their own.
  • A very specific check list should be provided of what to clean.
  • Each outside group should submit a plan for compliance with these policies and take responsibility for any liability per space use agreements.

Children and youth are to stay with their households while on church grounds, that means Sunday School and childcare cannot resume at this time. We encourage continuing online family ministry. When city, county, and state guidelines allow for these ministries to resume in person, the diocese will assist with recommendations and guidance.

Template plan for regathering


Concluding Reflection and Next Steps

‘Rejoice in hope, be patient in tribulation, be constant in prayer.’ (Romans 12:12) 

We are so grateful for the way you, our lay and clergy leadership, rose to the challenges presented over the past months and remained faithful in worship and in supporting communities. The tenacity, grace, and innovative nature of your responses to this unusual season are an inspiration. In your response to regathering, prayerfully consider whether this is the time to gather in person. Should you decide not to gather, know you have the full support of your diocesan leadership.

When you complete your Plan for Regathering, send the document to info@diocal.org by June 22. It will be reviewed by the COVID-19 Response Team.

If you decide regathering is not in your near future, please let the COVID-19 Response Team know that you will be submitting your plan at a later date. Please note that we need to hear from every congregation within a deanery before the deanery’s churches may reopen.

God’s grace and peace be with you. Thank you.

COVID-19 Response Team

The Diocese of California acknowledges the efforts of Regathering Workgroup who volunteered many hours in preparing this document:

  • The Rev. Mary Carter Greene
  • The Rev. David Erickson
  • The Rev. Krista Fregoso
  • The Rev. Jane McDougle
  • The Rev. Eric Metoyer
  • Ms. Caren Miles
  • The Rev. Javier Torres                                                        

The Diocese of California acknowledges the incredible work of the COVID-19 Task Force during the past two months:

  • The Rt. Rev. Dr. Marc Handley Andrus
  • The Rev. Cn. Abbott Bailey
  • Mr. Davey Gerhard
  • Mr. Christopher Hayes
  • Ms. Stephanie Martin Taylor
  • The Rev. Jane McDougle

Cuando venga el Espíritu de verdad, [ella] te guiará a toda la verdad. JUAN 16:13
 
Queridas hermanas, hermanos y hermanos en la diócesis de California:
 
Le escribo para transmitirle las pautas y una plantilla, preparada por sus equipos diocesanos de COVID-19, que pretende ser una guía oportuna para usted en la navegación de la próxima fase de nuestra vida juntos durante la pandemia. Como siempre, hemos hecho el mejor esfuerzo posible para tener en cuenta la orientación y los mandatos de nuestras autoridades estatales y locales y traducirlos al contexto de la Iglesia Episcopal.
 
Cito la despedida de Jesús a sus amigos en el Evangelio de Juan, como es un estándar para mí, recordar que siempre debemos estar atentos a las necesidades de nuestro tiempo, el momento en que nos encontramos. Incluso las maravillosas innovaciones que hemos presentado desde el comienzo de la pandemia deberán ser reevaluados a medida que cambien las condiciones. Permítenos permanecer juntos flexibles y abiertos; de esta manera continuaremos manteniendo nuestras comunidades seguras y continuaremos extendiendo el amor de Dios a todos, el trabajo más esencial que podemos hacer.
 
Finalmente, recuerde que cuenta con todo mi apoyo y aliento si usted, el clero y los líderes laicos de cada congregación sienten, a su juicio, que cualquier forma de "reapertura" sugerida por cualquier fuente es demasiado pronto. Si bien exijo apertura y creatividad, por un lado, y la declaración anterior que respalda la precaución puede parecer contraria a una mayor innovación, recuerde que al mismo tiempo nos pide que recordemos la seguridad. Existen innumerables factores sobre COVID-19 que se desconocen: la biología del virus en sí, factores sociales que están fuera de nuestro control para nombrar dos principales.
 
El horizonte de "inmunidad colectiva" y una vacuna segura y disponible están, en el mejor de los casos, a muchos meses de distancia. Conscientes de este horizonte, podemos pensar en el efecto saludable que las limitaciones imponen a la innovación: cuando nuestra imaginación se enfrenta a límites, puede producirse una energía maravillosa que supera con creces lo que sucede en condiciones normales. Podemos entender esta explosión de energía creativa en términos de nuestra fe. El mismo Espíritu que invoqué al comienzo de esta carta siempre está presente con nosotros, y especialmente cuando estamos en luchas profundas, para consolarnos y ayudarnos. Es el Espíritu Santo quien es la fuente eterna de la cual brotan la compasión y la creatividad. ¡Gracias por el don del Espíritu!
 
Paz,
Obispo Marc

Plan de reunión diocesana

ÍNDICE

Pautas actuales para culto y congregaciones
  • Congregarse en la Iglesia para el culto religioso
  • Requisitos de distanciamiento social para equipos de adoración Requisitos de cubrebocas para equipos de adoración en persona Comunión
  • Otras reuniones en persona (bodas, funerales, grupos de estudio bíblicos, etc.) 
  • Ritos funerarios
  • Centros preescolares, escuelas diurnas y guarderías 
  • Trabajo de oficina de la iglesia
Pautas de preparación para las reuniones en persona
  • Cómo preparar su espacio para la reanudación de las reuniones Congregarse en la iglesia para el culto religioso
  • Requisitos de planificación para equipos de adoración in situ
  • Requisitos de distanciamiento social para equipos de adoración in situ 
  • Requisitos de cubrebocas para la adoración in situ
  • Comunión
  • Protocolos para las reuniones de adoración in situ de las congregaciones
  • Oración privada y espacios de reflexión en silencio
  • Reuniones de grupos externos
Reflexión final y próximos pasos

Pautas actuales para culto y congregaciones

A continuación se resumen las pautas actuales de culto y congregaciones para la Diócesis de California con algunos cambios menores que se subrayado. Estas pautas permanecerán en vigor hasta nuevo aviso.
 
CONGREGARSE EN LA IGLESIA PARA EL CULTO RELIGIOSO
 
Se permite que se reúnan 10 personas o menos para llevar a cabo servicios grabados o transmitidos en vivo en la iglesia, con las siguientes restricciones adicionales:
  • Asegúrense de contar con la cantidad mínima de personas que se requiere para que la adoración sea funcional.
  • La reunión no debe incluir a nadie que tenga más de 65 años o que pertenezca a cualquier otra categoría vulnerable. Esto es por su propia seguridad. (Consulte las directrices de los CDC para las personas con mayor riesgo de contrae una enfermedad grave aquí.)
  • Deben reunirse las mismas personas de semana a semana, para minimizar el número de personas que tienen contacto entre sí.
  • El rector, vicario u otro sacerdote a cargo debe cerciorarse del estado físico de todos los participantes antes de cada servicio de adoración. Se debe verificar que todas las personas se sientan bien y no tengan síntomas como fiebre, tos seca o dificultad para respirar.
  • Debe haber disponibles termómetros (idealmente sin contacto) para comprobar la temperatura de los miembros del equipo de adoración, si no han comprobado su temperatura antes de salir de casa.
  • A cualquier participante que tenga síntomas de cualquier tipo se le pedirá que abandone las instalaciones y busque atención médica.
REQUISITOS DE DISTANCIAMIENTO SOCIAL PARA EQUIPOS DE ADORACIÓN
  • Todas las personas que participen en servicios de culto presenciales deben cumplir con los requisitos de distanciamiento social de 6 pies o más.
  • Marque o señale de algún modo los espacios que ocuparán los participantes a fin de que todos se mantengan en sus respectivos espacios.
  • Los estudios científicos sugieren que una distancia de seis pies entre los cantantes NO es suficiente. Mientras esperamos que los funcionarios de salud publiquen pautas sobre canto más detalladas, les pedimos que sean creativos a fin de crear tanta distancia como sea posible entre los cantantes y el resto de la congregación. Marque o señale los espacios que cada cantante deberá ocupar a fin de que cada uno mantenga la distancia apropiada.
  • El clero y los cantantes también deben probar opciones de protección para reducir el contagio del virus a través de gotículas, como el uso de cubrebocas ligeros y caretas de acrílico transparente.
  • Asegúrese de que su espacio de adoración esté bien ventilado (abrir las ventanas, puertas, etc.).
REQUISITOS DE CUBREBOCAS PARA EQUIPOS DE ADORACIÓN EN PERSONA
  • Asegúrense de que todas las personas en la iglesia usen de forma visible un cubrebocas, bufanda u otra forma de cubrir la cara.
  • Todos los que participen en la reunión deben llevar sus cubrebocas en todo momento, EXCEPTO al hablar como oficiante o celebrante, o al cantar como miembro del coro. No obstante, se pueden usar los cubrebocas en todo momento, incluso cuando se habla como oficiante o celebrante, o se canta como miembro del coro.
  • Aquellos cuya función durante el servicio requiera el tener que hablar de forma frecuente, como el oficiante, deben respetar claramente las pautas de distanciamiento social en todo momento en que sus caras no estén cubiertas.
  • Debe usarse el cubrebocas cuando haya cualquier riesgo de acercarse a menos de 6 pies de otra persona.
COMUNIÓN
  • NO se distribuirá la comunión, incluso entre pequeños grupos que se reúnan para realizar un servicio en línea. Reanudaremos la comunión cuando se considere seguro para TODOS los presentes.
  • Tal como establecen las directrices del Obispo Presidente, no deben realizarse consagraciones virtuales, eucaristías en coche o "eucaristías para llevar a casa".
​OTRAS REUNIONES EN PERSONA (bodas, funerales, grupos de estudio bíblico, etc.)
  • Se prohíben todas las demás reuniones presenciales de cualquier tipo para cualquier fin, a excepción de los funerales, que pueden realizarse siguiendo los mismos protocolos descritos anteriormente (lo que incluye el distanciamiento social), siempre que la concurrencia total, incluido el clero y cualquier líder de adoración involucrado en la prestación del servicio, no exceda de 10 personas.
  • Se permiten las bodas por videoconferencia, siempre y cuando ambas partes estén presentes y tengan al menos un testigo que pueda unirse a la videoconferencia en vivo.
  • También se podrán obtener licencias de matrimonio a través de videoconferencia. El texto de la orden del Gobernador que permite estas prácticas se puede consultar aquí.
  • No deben realizarse reuniones en los hogares, incluso si se pretenden realizar al aire libre.
RITOS FUNERARIOS

 

  • Para todos los casos de COVID-19 o en donde se sospeche el contagio de COVID-19, los ritos funerarios deben realizarse virtualmente o por teléfono.
  • Las personas que no tienen o no se sospecha que tienen COVID-19 sí podrán recibir los ritos funerarios en persona; sin embargo, debe tenerse en cuenta que los hospitales, los centros de cuidado paliativo, etc., tienen sus propias reglas sobre el acceso a la atención pastoral. Lee más sobre el tema aquí.
CENTROS PREESCOLARES, ESCUELAS DIURNAS Y GUARDERÍAS

 

  • Instamos a los centros preescolares administrados por la iglesia a permanecer abiertos en la medida de lo posible, siempre que sean capaces de cumplir con las condiciones obligatorias que se establecen en la orden de quedarse en casa que emita el condado en el que se encuentran. Esto permitirá brindar un servicio esencial a los empleados que están exentos de la orden.
  • En principio, los centros preescolares que sean arrendatarios pueden volver a abrir siguiendo los parámetros de las órdenes de salud pública en el condado correspondiente Tal como establecen las pautas diocesanas, los centros preescolares deben operar de acuerdo con la ley.
  • Teniendo en cuenta lo anterior:
    • Las parroquias deben obtener una garantía por escrito del centro preescolar de que ellos serán los únicos responsables del cumplimiento regulatorio, y de preferencia que les indemnizarán y les eximirán de cualquier medida coercitiva o problemas de salud. Es posible que esto ya esté cubierto en su contrato de licencia (arrendamiento) con el centro preescolar.
    • Las parroquias deben consultar a sus propios abogados para obtener una asesoría más específica.
    • También se les recomienda comunicarse directamente con el área de seguros de la iglesia (o su aseguradora) para cualquier problema de seguro que pueda darse en esta situación.
TRABAJO DE OFICINA DE LA IGLESIA
  • Les pedimos que consulten y cumplan con los protocolos de "operaciones básicas mínimas" que establezcan las autoridades locales en la jurisdicción en la que se encuentra la iglesia. No se le pedirá a ningún empleado o voluntario que participe en actividades de trabajo que exceda esas pautas.

Pautas de preparación para las reuniones en persona

El obispo Marc y el grupo de trabajo de COVID-19 han declarado que las pautas actuales de culto y congregaciones estarán vigentes al menos hasta el 28 de junio de 2020. A continuación se resumen las pautas actuales de culto y congregaciones para la Diócesis de California conforme reanudamos las actividades en nuestras instalaciones. Debe tenerse en cuenta que cualquier congregación que no se sienta dispuesta a volver a reunirse no está obligada a hacerlo.

Se insta a las congregaciones a reunirse en exteriores, ya sea en su propio terreno o en el de otra congregación, ya que las investigaciones más actuales sugieren firmemente que es mucho más seguro para todos.

Compartimos a continuación los enlaces a los sitios web donde se pueden consultar las órdenes de salud relacionadas con el culto y adoración para cada condado. Se debe tener en cuenta que, incluso si un condado ya publicó una fecha para la reapertura de actividades, la Diócesis de California, al igual que muchas otras comunidades religiosas en el Área de la Bahía, permitirá la reapertura únicamente cuando considere seguro hacerlo.

Aquí se puede consultar la guía del Estado de California para los lugares de culto: Haga clic aquí.

 
CÓMO PREPARAR SU ESPACIO PARA LA REANUDACIÓN DE LAS REUNIONES
Es posible que las congregaciones reciban llamadas y correos electrónicos que promuevan la fumigación y otras formas especiales de limpieza profunda. Estos servicios pueden ser innecesarios. Se sugiere que su equipo utilice los protocolos de limpieza que indican las pautas de salud estatales y del condado en https://covid19.ca.gov/pdf/guidance-places-of-worship.pdf y https://covid19.ca.gov/pdf/guidance-office-workspaces.pdf
 
CONGREGARSE EN LA IGLESIA PARA EL CULTO RELIGIOSO (a partir del 28 de junio)
Cada congregación debe preparar un plan para la reapertura de las reuniones de culto y adoración, y enviar dicho plan para la aprobación del Grupo diocesano de trabajo de COVID-19. Se puede descargar una plantilla para redactar un plan al final de este documento y aquí.
 
Cada plan escrito forma parte de un proceso continuo y deberá ser revisado en las próximas semanas y meses a medida que se publiquen nuevas pautas civiles. La naturaleza de esta situación está sujeta a cambios constantes y es esencial el tener flexibilidad.
 
Las reuniones para el culto y adoración en nuestras parroquias se basa en las políticas diocesanas, así como las pautas estatales, del condado y de la ciudad, que diferirán en función de la zona geográfica. Algunos condados pueden permitir la adoración en interiores, o solo al aire libre, o continuar prohibiendo las reuniones de adoración en persona. Estas pautas generales de la Diócesis de California se basan en lo establecido en nuestras Escrituras, la tradición y la sensatez, así como las pautas del gobierno.
 
REQUISITOS DE PLANIFICACIÓN PARA EQUIPOS DE ADORACIÓN IN SITU
  • El rector, vicario u otro sacerdote a cargo debe cerciorarse del estado físico de los miembros del equipo de adoración antes de cada servicio de adoración. Se debe verificar que todas las personas se sientan bien y no tengan síntomas como fiebre, tos seca o dificultad para respirar. Como parte del registro de entrada, se debe tomar la temperatura de los asistentes.
  • A cualquier miembro del equipo de adoración que tenga síntomas de cualquier tipo se le pedirá que abandone las instalaciones y busque atención médica.
  • Asegúrense de contar con la cantidad mínima de personas que se requiere para que la adoración sea funcional.
  • No se permitirá el canto congregacional.
  • Los solistas pueden cantar si mantienen la distancia entre sí, y deben usar revestimientos faciales (caretas de acrílico o cubrebocas de tela).
  • Con el distanciamiento físico adecuado, se permitirán los coros de cuatro voces o menos, que deberán usar cubrebocas.
  • Las respuestas de la congregación deben ser pronunciadas por una persona designada que use cubrebocas.
  • Deben retirarse todos los materiales de adoración compartidos de los bancos y el vestíbulo: libros de oración, himnarios, hojas de información, programas infantiles, bolígrafos o lápices, etc.
  • Se pueden proyectar los materiales de adoración que se consideren necesarios.
  • Las parroquias deben seguir grabando y/o transmitiendo los servicios de adoración para aquellos que no puedan asistir.
REQUISITOS DE DISTANCIAMIENTO SOCIAL PARA EQUIPOS DE ADORACIÓN IN SITU
  • Todas las personas que participen en servicios de culto presenciales deben cumplir con los requisitos de distanciamiento social de 6 pies o más.
  • Se deben marcar o señalar de algún modo los espacios que ocuparán los participantes a fin de que todos se mantengan en sus respectivos espacios.
  • Los estudios científicos sugieren que una distancia de seis pies entre los cantantes NO es suficiente. Mientras esperamos que los funcionarios de salud publiquen pautas sobre canto más detalladas, les pedimos que sean creativos a fin de crear tanta distancia como sea posible entre los cantantes y el resto de la congregación.
  • El clero y los cantantes también deben probar opciones para reducir el contagio del virus a través de gotículas, como el uso de cubrebocas ligeros y caretas de acrílico transparente.
  • Asegúrense de que su espacio de adoración esté bien ventilado (abrir las ventanas, puertas, etc.).
  • Los participantes deben usar gel desinfectante para manos de forma continua.
REQUISITOS DE CUBREBOCAS PARA LA ADORACIÓN IN SITU
  • Asegúrense de que todos los miembros de la iglesia mayores de 12 años porten de forma visible un cubrebocas, bufanda u otra forma de cubrir la cara. (La ley indica que los menores de 12 años no están obligados a portar un cubrebocas, pero es preferible que lo hagan. No se espera que los niños menores de dos años utilicen ningún recubrimiento facial.)
  • Todos asistentes a una reunión deben usar sus cubrebocas en todo momento, EXCEPTO cuando hablen como oficiantes o celebrantes, o canten como miembros del coro. No obstante, es preferible que los asistentes usen un cubrebocas o protector facial en todo momento, incluso cuando hablan como oficiantes o celebrantes, o cantan como miembros del coro.
  • Aquellos cuya función durante el servicio requiera el tener que hablar de forma frecuente, como el oficiante, deben respetar claramente las pautas de distanciamiento social en todo momento, especialmente cuando sus caras no estén cubiertas.
  • Debe usarse el cubrebocas cuando haya cualquier riesgo de acercarse a menos de 6 pies de otra persona.
COMUNIÓN
  • NO se distribuirá pan y vino consagrado, incluso cuando se reúnan grupos pequeños. Reanudaremos la comunión cuando se considere seguro para TODOS los presentes.
  • Tal como establecen las directrices del Obispo Presidente, no deben realizarse consagraciones virtuales, eucaristías en coche o "eucaristías para llevar a casa".
PROTOCOLOS PARA LAS REUNIONES DE ADORACIÓN IN SITU DE LAS CONGREGACIONES

Cuando el obispo y el departamento de salud del condado anuncien que pueden reanudarse los servicios religiosos, si la congregación decide hacerlo y ha completado un plan de reapertura que ha sido aprobado por la diócesis, cada congregación deberá seguir estos protocolos al reunirse en persona para la adoración. El obispo Marc y el Grupo de trabajo de COVID-19 reevaluarán estas directrices de manera regular en conjunto con base en las tasas de transmisión estatales y del condado.
Les pedimos que estén preparados para la posibilidad de tener que dar un paso atrás en el proceso de reapertura en caso de que las condiciones cambien.

Es preferible que los servicios de adoración en persona se celebren en las áreas exteriores de ser posible. Los protocolos que se indican a continuación son los mismos para los servicios de adoración en interiores o exteriores. La asistencia a las reuniones de adoración en persona se limitará al 25% de la capacidad del espacio o a 100 personas, lo que sea menor. Se insta a las personas mayores de 65 años o que tengan afecciones médicas que los ponen en riesgo a no asistir por ahora. (El Condado de San Mateo ha recomendado que la edad máxima de los participantes sea de 50 años.) Les pedimos que preparen una respuesta pastoral para la posibilidad de que tengan que negarle la entrada al servicio a alguna persona.

Antes del servicio de adoración, las congregaciones deben preparar el espacio de la siguiente manera:

  • Se deben marcar claramente los pasillos, pasillos y áreas de estar para que los congregantes/familias/asistentes no estén a menos de 6 pies uno del otro. Esto podría incluir el marcar (por ejemplo, poner cinta) los pasillos centrales y laterales como de una sola vía y reacomodar los asientos para facilitar el distanciamiento físico.
  • Deben retirarse todos los materiales de adoración compartidos del espacio: libros de oración, himnarios, hojas de información, bolígrafos o lápices, programas infantiles, etc.
  • Deben colocarse letreros que indiquen los protocolos de seguridad.
  • Deben proporcionarse instrucciones de adoración (boletines) en línea o solicitar a los feligreses/familias/asistentes que traigan sus propios libros de oración.
  • Está prohibido pasar la canasta de la colecta. Se recomienda el uso de una caja de entrega segura o de pagos electrónicos.

Debe haber un voluntario o personal en la entrada para:

  • Verificar la temperatura de todos los asistentes.
  • Registrar los nombres y la información de contacto de cada persona que acuda a la reunión. Estos archivos deben mantenerse en un lugar seguro durante 45 días y luego pueden ser destruidos.
  • Asegurarse de que todos los asistentes mayores de 12 años usen un cubrebocas.
  • Pedirles a todos los asistentes que usen desinfectante de manos antes de entrar.

Otras consideraciones a tener en cuenta

  • No se deben distribuir alimentos ni bebidas. Las congregaciones no deben proporcionar alimentos o bebidas. Sin embargo, cada familia podrá traer sus propios bocadillos simples para su consumo personal después de la adoración, y preferiblemente fuera de las instalaciones.
  • Se deben cerrar y asegurar las áreas comunes que no se utilizan durante la adoración, como los salones parroquiales, cocinas, salas de reuniones y oficinas.
  • Los niños deberán permanecer con sus familias durante todo el tiempo que pasen en las instalaciones. No debe haber servicio de guardería ni escuela dominical, y las áreas infantiles deben permanecer cerradas.
  • Los baños deben limpiarse con frecuencia. Debe colocarse de forma visible una lista de lo que debe ser limpiado después de que cada persona termine de usar el baño, y debe haber suministros de limpieza adecuados a disposición de las personas que usen los baños.
  • Los espacios de adoración deben limpiarse después de cada servicio, ya sea antes del próximo servicio de adoración de la congregación o de otra comunidad religiosa que use el espacio de la parroquia. Deben ponerse en práctica los protocolos de limpieza que indican las directrices de estatales y del condado en https://covid19.ca.gov/pdf/guidance-places-of-worship.pdf y https://covid19.ca.gov/pdf/guidance-office-workspaces.pdf
  • Debe usarse una lista de actividades previas al cierre para asegurarse de que se han completado los protocolos de limpieza.
  • Se deben continuar transmitiendo los servicios en línea.

Bodas y funerales

  • Con la reanudación de las reuniones en persona, las congregaciones podrán realizar bodas y funerales.
  • Deben cumplirse todos los requisitos y limitaciones que se establecen para las reuniones de adoración.
  • Deben realizarse al aire libre todos los servicios de adoración en los que esto sea factible, y deben cumplirse los requisitos sobre cubrebocas y el distanciamiento físico.
  • También se mantienen las mismas restricciones para socializar después del evento.
  • No se deben distribuir alimentos ni bebidas. Las congregaciones no deben proporcionar alimentos o bebidas. Sin embargo, cada familia podrá traer sus propios bocadillos simples para su consumo personal después de la adoración, y preferiblemente fuera de las instalaciones.
  • Se recomienda facilitar la grabación y transmisión de los eventos.

Grupos de estudio

  • Se prefiere que estos sigan realizándose virtualmente, pero será posible reunirse en exteriores si se cumplen los requisitos sobre cubrebocas y el distanciamiento físico.
ORACIÓN PRIVADA Y ESPACIOS DE REFLEXIÓN EN SILENCIO
  • Pueden abrirse espacios limitados para la oración privada.
  • Los asistentes deben lavarse las manos antes y después de sus oraciones.
  • Es obligatorio el uso de cubrebocas.
  • Sólo se deben usar libros de oración personales.
  • Se deben seguir las normas de salud e higiene de la iglesia.
  • Los miembros de la congregación que usen el espacio para la oración privada serán responsables de desinfectar las superficies que toquen, incluido el baño. La iglesia debe proporcionar suministros de limpieza, que siempre deben estar a disposición de los asistentes.
REUNIONES DE GRUPOS EXTERNOS
  • Se permitirá que se realicen nuevamente reuniones grupales externas (AA, grupos de inquilinos, etc.) en la iglesia con el permiso de la congregación.
  • El tamaño del grupo no debe ser mayor que el límite actual que establezcan las autoridades.
  • Se debe instar a los grupos a reunirse en áreas exteriores de ser posible.
  • Los grupos serán responsables de limpiar y desinfectar el espacio al finalizar sus reuniones. Es responsabilidad del grupo dejar el sitio tal como lo encontraron.
  • No se pueden ofrecer alimentos o bebidas, aunque las personas pueden traer sus propios bocadillos personales.
  • Se debe informar a los grupos sobre las nuevas políticas y protocolos de la congregación, en particular los relativos a la higiene, el distanciamiento físico y la ventilación.
  • La congregación debe decidir si se proporcionarán suministros de limpieza para que el grupo externo los use, o si se espera que cada grupo traiga sus propios suministros.
  • Se debe proporcionar una lista de verificación muy específica de qué se debe limpiar.
  • Cada grupo debe presentar un plan para el cumplimiento de estas pautas.

Los niños y jóvenes deben permanecer con sus familias mientras estén en los terrenos de la iglesia, lo que significa que la escuela dominical, los grupos juveniles y los servicios de guardería no pueden reanudarse en este momento. Instamos a los miembros de las congregaciones a participar en el ministerio familiar en línea de forma continua. Cuando las pautas municipales, de los condados o del estado permitan que estos ministerios se reanuden de forma presencial, la diócesis publicará recomendaciones y orientación.

Plan model para reunir


 

REFLEXIÓN FINAL Y PRÓXIMOS PASOS

"Alégrense en la esperanza, muestren paciencia en el sufrimiento, perseveren en la oración".  (Rom:12:12) 

Estamos muy agradecidos por la forma en que ustedes, nuestro equipo de liderazgo laico y del clero, hicieron frente a los desafíos que se presentaron en los últimos meses y permanecieron fieles en la adoración y en el apoyo a las comunidades. La tenacidad, la determinación y la naturaleza innovadora de sus respuestas a esta situación inusual han sido una inspiración. Al tomar una decisión sobre la reapertura, deben reflexionar con un espíritu de oración si este es el momento de reunirse en persona. Si ustedes deciden no reunirse, sepan que contarán con el pleno apoyo de su liderazgo diocesano.

Las parroquias deberán completar su Plan para la reapertura y enviar el documento a info@diocal.org antes del 22 de junio. Será revisado por el Equipo de respuesta ante COVID-19.

Si su parroquia decide que no desea reabrir en el futuro cercano, les pedimos que notifiquen al Equipo de respuesta ante COVID-19, antes del 22 de junio, que presentarán su plan en una fecha posterior. Tengan en cuenta que necesitamos escuchar la opinión de todas las congregaciones dentro de un decanato antes de que las iglesias del decanato puedan reabrirse.

La gracia y la paz de Dios estén con ustedes. Gracias.

Equipo de respuesta ante COVID-19

La Diócesis de California reconoce los esfuerzos del Grupo de Trabajo de Recolección que ofreció muchas horas como voluntario para preparar este documento:

  • The Rev. Mary Carter Greene
  • The Rev. David Erickson
  • The Rev. Krista Fregoso
  • The Rev. Jane McDougle
  • The Rev. Eric Metoyer
  • Ms. Caren Miles
  • The Rev. Javier Torres  

La Diócesis de California reconoce el increíble trabajo del Grupo de trabajo COVID-19 durante los últimos dos meses:

  • The Rt. Rev. Dr. Marc Handley Andrus
  • The Rev. Cn. Abbott Bailey
  • Mr. Davey Gerhard
  • Mr. Christopher Hayes
  • Ms. Stephanie Martin Taylor
  • The Rev. Jane McDougle